Regulamin Świadczenia Usług

LessManual.ai - Bartłomiej Chudzik Wersja: 1.0 | Data wejścia w życie: 30 października 2025

1. Postanowienia Ogólne

1.1 Zakres stosowania

Niniejszy Regulamin określa warunki świadczenia usług automatyzacji procesów biznesowych z wykorzystaniem sztucznej inteligencji (AI) przez Bartłomiej Chudzik, prowadzący działalność gospodarczą pod nazwą LessManual.ai z siedzibą w Cendrowice, Polska.

1.2 Definicje

Usługodawca: Bartłomiej Chudzik / LessManual.ai, NIP: 1231589909, adres: Cendrowice, 05-530, Polska
Klient: Przedsiębiorca (B2B) zawierający umowę o świadczenie usług automatyzacji
Usługi: Projektowanie, wdrażanie i utrzymanie systemów automatyzacji (ChatBot, VoiceAgent, Content Automation, Custom Workflows)
Umowa: Umowa o świadczenie usług zawarta na podstawie niniejszego Regulaminu
Projekt: Indywidualnie określony zakres prac wdrożeniowych dla Klienta
Abonament: Miesięczna opłata za utrzymanie, wsparcie techniczne i monitoring wdrożonego systemu

1.3 Charakter usług

Usługodawca świadczy usługi w modelu B2B (business-to-business) wyłącznie dla przedsiębiorców. Regulamin nie ma zastosowania do Konsumentów w rozumieniu art. 22¹ Kodeksu Cywilnego.

2. Rodzaje Usług

2.1 Usługi Wdrożeniowe (Setup)

Usługodawca oferuje projektowanie i wdrażanie systemów automatyzacji biznesowej opartych na sztucznej inteligencji, w tym:

A. ChatBot Automation

Implementacja chatbota AI z integracją do systemów Klienta (CRM, bazy danych, e-commerce)
RAG (Retrieval-Augmented Generation) z bazą wiedzy Klienta
Automatyczne odpowiedzi, routing do działu obsługi, analytics
Czas wdrożenia: 7-14 dni roboczych

B. VoiceAgent Automation

Asystent głosowy AI (automatyczne rozmowy telefoniczne)
Booking spotkań, kwalifikacja leadów, obsługa klienta telefoniczna
Integracja z systemami CRM i kalendarzami
Czas wdrożenia: 7-14 dni roboczych

C. Content Automation (Social Media)

Automatyczne generowanie i publikacja treści (LinkedIn, Instagram, Facebook)
AI copywriting, grafika, harmonogram publikacji
Analiza zaangażowania i optymalizacja
Czas wdrożenia: 7 dni roboczych

D. Custom Workflows (n8n)

Dedykowane automatyzacje procesów biznesowych
Integracje API, synchronizacja danych, workflow automation
Czas wdrożenia: 7-14 dni roboczych (zależnie od złożoności)

Zasady wyceny usług wdrożeniowych:

Kwota za wdrożenie ustalana jest indywidualnie i zależy od:
- Poziomu skomplikowania projektu (liczba integracji, złożoność logiki biznesowej, wymagania techniczne)
- Wartości dla Klienta (szacowana oszczędność czasu, redukcja kosztów, wzrost przychodów, ROI)
Wycena przedstawiana jest w formie oferty po przeprowadzeniu Discovery Call i Demo Call
Minimalny ROI dla Klienta: 200% w ciągu 12 miesięcy (gwarantujemy zwrot z inwestycji)

2.2 Usługi Abonamentowe (Miesięczne)

Abonament obejmuje:

Monitoring działania systemu 24/7 (uptime 99,9%)
Wsparcie techniczne (email: czas odpowiedzi <24h)
Aktualizacje zabezpieczeń i optymalizacje wydajności
Miesięczny raport z metrykami (oszczędność czasu, ROI, użycie systemu)
Bieżące utrzymanie i zarządzanie systemem

Zasady wyceny abonamentu:

Kwota miesięczna ustalana jest indywidualnie i zależy od:
- Użytych narzędzi i technologii (koszty licencji API: OpenAI/Anthropic/ElevenLabs, hosting, bazy danych)
- Poziomu zaangażowania Usługodawcy (liczba godzin wsparcia miesięcznie, zakres monitoringu, częstotliwość raportowania)
- Skali wdrożenia (liczba użytkowników, wolumen przetwarzanych danych, liczba integracji)
Abonament jest opcjonalny - Klient może wybrać model one-time setup bez abonamentu (system przekazany do samodzielnego zarządzania)

2.3 Usługi Dodatkowe

Usługodawca oferuje również usługi dodatkowe, wyceniane indywidualnie:

Szkolenie zespołu Klienta (sesje onboardingowe, warsztaty)
Konsultacje strategiczne (analiza procesów, identyfikacja możliwości automatyzacji)
Rozbudowa systemu (nowe funkcjonalności, dodatkowe integracje)
Migracja danych (import danych historycznych, synchronizacja z legacy systems)

3. Zawarcie Umowy

3.1 Proces zamówienia

Discovery Call (15 min): Kwalifikacja potrzeb, ocena dopasowania (BANT+)
Demo Call (30 min): Prezentacja rozwiązania, kalkulacja ROI, omówienie zakresu projektu
Oferta: Wysłanie indywidualnej oferty z zakresem prac, wyceną i harmonogramem (do 2h po demo)
Akceptacja: Klient akceptuje ofertę i podpisuje umowę elektronicznie
Kickoff: Rozpoczęcie projektu po wpłynięciu zaliczki 50%

3.2 Warunki zawarcia umowy

Umowa zostaje zawarta z chwilą:

Podpisania przez Klienta oferty/umowy elektronicznie LUB
Potwierdzenia zamówienia na piśmie (email) i wpłaty zaliczki 50%

3.3 Wymogi techniczne

Klient zobowiązany jest dostarczyć:

Dane dostępowe do systemów wymagających integracji (API, CRM, bazy danych)
Materiały merytoryczne (FAQ, dokumenty, baza wiedzy dla chatbota)
Wytyczne brandingowe (logo, kolory, ton komunikacji)
Decyzje biznesowe w ciągu 48h od zapytania Usługodawcy

Brak współpracy Klienta w zakresie dostarczenia powyższych może wydłużyć termin wdrożenia bez możliwości dochodzenia roszczeń przez Klienta.

4. Płatności

4.1 Harmonogram płatności (Projekt Wdrożeniowy)

Standard (projekty do 15 000 PLN):

50% zaliczka - przed rozpoczęciem prac
50% finalna - przed uruchomieniem systemu produkcyjnego (Go-Live)

Projekty >15 000 PLN (opcjonalnie):

50% zaliczka
30% po Milestone 1 (architektura zatwierdzona, Day 2)
20% finalna (przed Go-Live, Day 7)

WAŻNE: Usługodawca NIE ROZPOCZYNA PRAC bez wpływu zaliczki 50%. System produkcyjny NIE ZOSTANIE URUCHOMIONY bez wpływu płatności finalnej.

4.2 Termin płatności

Zaliczka: 3 dni robocze od daty wystawienia faktury
Płatności milestones/finalne: 7 dni roboczych od daty wystawienia faktury
Abonament: 7 dni od daty wystawienia faktury miesięcznej (wystawiana 1. dnia miesiąca)

4.3 Opóźnienia w płatnościach

W przypadku opóźnienia w płatności:

0-7 dni: Przypomnienie email
8-14 dni: Wstrzymanie prac/wsparcia + odsetki ustawowe
15+ dni: Rozwiązanie umowy + windykacja należności + odsetki maksymalne

Usługodawca zastrzega prawo do wyłączenia systemu w przypadku braku płatności abonamentu przez >30 dni.

4.4 Zwroty

Usługi wdrożeniowe: Brak zwrotów po rozpoczęciu prac (dostarczenie architektury Day 2). Klient może rozwiązać umowę z zachowaniem poniższych zasad:

Przed Day 3: Zwrot 70% zaliczki (30% koszty operacyjne)
Po Day 3: Brak zwrotu (prace wykonane)

Abonament: Wypowiedzenie z 30-dniowym okresem wypowiedzenia (brak zwrotu za bieżący miesiąc).

5. Okres Wdrożenia i Harmonogram

5.1 Standardowy harmonogram (7-14 dni)

Day 1-2: Discovery & Architecture

Wywiad z Klientem, mapowanie procesów
Projekt architektury technicznej
Dokumentacja (dostarczenie Klientowi do akceptacji)

Day 3-5: Development

Budowa systemu, integracje API
Testy jednostkowe i integracyjne

Day 6: Testing & UAT

Testy akceptacyjne z Klientem (User Acceptance Testing)
Poprawki i optymalizacje

Day 7: Go-Live

Wdrożenie produkcyjne (po wpłynięciu płatności finalnej)
Szkolenie zespołu Klienta (2h live session + dokumentacja)
Przekazanie dostępów i dokumentacji

5.2 Opóźnienia

Z winy Usługodawcy: Klient otrzymuje zniżkę 10% na abonament w pierwszym miesiącu za każdy pełny tydzień opóźnienia (max 30% zniżki).

Z winy Klienta (brak dostępów, decyzji, materiałów): Opóźnienie nie uprawnia do roszczeń Klienta. Usługodawca może rozwiązać umowę z zachowaniem 100% zaliczki po 14 dniach braku współpracy.

Siła wyższa (awarie zewnętrznych API, ataki DDoS, zmiany regulacyjne): Harmonogram wydłuża się o czas trwania przeszkody bez możliwości roszczeń Klienta.

6. Odpowiedzialność i Gwarancje

6.1 Gwarancja techniczna (30 dni)

Usługodawca gwarantuje:

Uptime 99,9% w skali miesiąca (wyłączając planowane konserwacje)
Czas reakcji na błędy krytyczne (system nie działa): <4h
Czas reakcji na błędy średnie (funkcja nie działa): <24h
Czas reakcji na błędy niskie (niewygoda): <72h

Gwarancja obejmuje naprawę błędów powstałych w wyniku wad wdrożenia przez Usługodawcę.

Gwarancja NIE obejmuje:

Błędów powstałych w wyniku zmian wprowadzonych przez Klienta lub osoby trzecie
Awarii systemów zewnętrznych (API dostawców, infrastruktura Klienta)
Błędów wynikających z nieprawidłowego użytkowania systemu przez Klienta

6.2 Odpowiedzialność odszkodowawcza

Odpowiedzialność Usługodawcy za szkody wyrządzone Klientowi jest ograniczona do wysokości wynagrodzenia za projekt (setup + 3 miesiące abonamentu).

Wyłączenia odpowiedzialności:

Utrata zysków (lucrum cessans)
Szkody pośrednie
Awarie spowodowane działaniem osób trzecich (ataki hakerskie, DDoS)
Siła wyższa (kataklizmy, działania władzy, pandemie)
Zmiany w zewnętrznych API/systemach poza kontrolą Usługodawcy

6.3 SLA (Service Level Agreement) dla Abonamentu

Parametr	Standard	Premium
Uptime	99,9%	99,9%
Wsparcie email	<24h	<12h
Wsparcie telefon	-	<2h
Monitoring	Automatyczny	Automatyczny + proactive alerts
Raporty	Miesięczne	Tygodniowe

Rekompensata za SLA breach: Zniżka 10% na abonament w kolejnym miesiącu za każdy pełny dzień poniżej 99,9% uptime (max 50% zniżki).

7. Własność Intelektualna

7.1 Prawa autorskie - kod custom

Kod napisany dedykowanie dla Klienta (custom workflows, integracje, UI/UX) przechodzi na własność Klienta po pełnej zapłacie za projekt.

7.2 Prawa autorskie - moduły standardowe

Moduły standardowe używane w projekcie (biblioteki, szablony n8n, komponenty reusable) pozostają własnością Usługodawcy. Klient otrzymuje wieczystą, niewyłączną licencję na ich używanie w ramach wdrożonego systemu.

7.3 Dane Klienta

Wszystkie dane Klienta (baza wiedzy, dane klientów Klienta, treści, integracje) pozostają wyłączną własnością Klienta. Usługodawca przetwarza je wyłącznie w zakresie niezbędnym do świadczenia usług (zgodnie z Polityką Prywatności i RODO).

7.4 Portfolio i referencje

Usługodawca ma prawo do:

Umieszczenia logo Klienta w portfolio (chyba że Klient zgłosi sprzeciw na piśmie)
Publikacji case study (z zachowaniem poufności danych wrażliwych, po akceptacji Klienta)
Używania projektu jako referencji w rozmowach handlowych (anonimowo bez zgody, z nazwą po zgodzie)

8. Poufność

8.1 Zobowiązanie Usługodawcy

Usługodawca zobowiązuje się do zachowania w tajemnicy wszelkich informacji otrzymanych od Klienta w związku z realizacją umowy, w tym:

Dane techniczne, biznesowe, strategiczne
Dane klientów Klienta
Hasła, klucze API, tokeny dostępowe

Wyjątki: Obowiązki prawne (np. nakaz sądu), zgoda Klienta na piśmie.

8.2 Okres obowiązywania

Zobowiązanie do zachowania poufności obowiązuje przez czas trwania umowy + 3 lata po jej zakończeniu.

9. Rozwiązanie Umowy

9.1 Wypowiedzenie przez Klienta

Klient może wypowiedzieć umowę:

Projekt wdrożeniowy: W dowolnym momencie przed Day 7 (zasady zwrotu: §4.4)
Abonament: Z 30-dniowym okresem wypowiedzenia (wypowiedzenie do końca miesiąca na piśmie)

9.2 Wypowiedzenie przez Usługodawcę

Usługodawca może wypowiedzieć umowę:

Natychmiast w przypadku braku płatności >14 dni (bez zwrotu zaliczki)
Natychmiast w przypadku rażącego naruszenia Regulaminu przez Klienta (np. nieautoryzowane udostępnienie systemu osobom trzecim)
Z 30-dniowym wypowiedzeniem (abonament) z dowolnej przyczyny

9.3 Skutki rozwiązania umowy

Projekt wdrożeniowy (przed Go-Live):

Usługodawca dostarcza dokumentację prac wykonanych do dnia rozwiązania
Klient zachowuje prawo do kodu custom wykonanego do dnia rozwiązania (proporcjonalnie do zapłaty)

Abonament:

System działa do końca opłaconego okresu
Po zakończeniu: Usługodawca wyłącza system i usuwa dane Klienta z serwerów (zgodnie z RODO)
Klient otrzymuje backup danych (format JSON/CSV) oraz instrukcję self-hosting (opcjonalnie za opłatą 1 500 PLN)

10. Reklamacje

10.1 Zgłaszanie reklamacji

Klient może zgłosić reklamację:

Email: kontakt@lessmanual.ai
Termin zgłoszenia: 14 dni od zauważenia wady

10.2 Forma reklamacji

Reklamacja powinna zawierać:

Opis problemu (co nie działa, komunikat błędu, screenshoty)
Data i okoliczności wystąpienia problemu
Oczekiwany sposób rozwiązania

10.3 Rozpatrzenie reklamacji

Termin odpowiedzi: 7 dni roboczych
Termin rozwiązania: 30 dni roboczych od uznania reklamacji

10.4 Odrzucenie reklamacji

Reklamacja może zostać odrzucona jeśli:

Zgłoszono po terminie (>14 dni)
Problem wynika z działania Klienta lub osób trzecich
Problem wynika z awarii systemów zewnętrznych (poza kontrolą Usługodawcy)

Klient ma prawo odwołania się do sądu powszechnego.

11. Ochrona Danych Osobowych (RODO)

11.1 Role RODO

Usługodawca = Administrator Danych (dla danych kontaktowych Klienta)
Usługodawca = Procesor Danych (dla danych klientów Klienta przetwarzanych przez system)

11.2 Podstawy prawne

Przetwarzanie danych odbywa się na podstawie:

Art. 6 ust. 1 lit. b RODO: Wykonanie umowy
Art. 6 ust. 1 lit. f RODO: Prawnie uzasadniony interes (marketing, portfolio)

11.3 Szczegóły

Pełne informacje o przetwarzaniu danych znajdują się w Polityce Prywatności: [link do polityki]

11.4 DPA (Data Processing Agreement)

Dla Klientów przetwarzających dane osobowe przez system (np. ChatBot z danymi klientów), Usługodawca podpisze Umowę Powierzenia Przetwarzania Danych zgodnie z Art. 28 RODO.

12. Postanowienia Końcowe

12.1 Prawo właściwe

Do umowy stosuje się prawo polskie.

12.2 Rozstrzyganie sporów

Strony będą dążyć do polubownego rozwiązania sporów. W przypadku braku porozumienia, spory rozstrzyga sąd właściwy dla siedziby Usługodawcy.

12.3 Zmiany Regulaminu

Usługodawca zastrzega sobie prawo do zmiany Regulaminu z 30-dniowym wyprzedzeniem. Klient zostanie poinformowany o zmianach emailem. Brak sprzeciwu w ciągu 14 dni = akceptacja zmian. W przypadku sprzeciwu Klient może wypowiedzieć umowę bez okresu wypowiedzenia.

12.4 Klauzula salwatoryjna

W przypadku uznania któregokolwiek postanowienia Regulaminu za nieważne lub nieskuteczne, pozostałe postanowienia pozostają w mocy.

12.5 Kontakt

Bartłomiej Chudzik / LessManual.ai

Email: kontakt@lessmanual.ai
Adres: Cendrowice, 05-530, Polska
NIP: 1231589909

Data wejścia w życie: 30 października 2025 Wersja: 1.0