73% projektów automatyzacji kończy się porażką.

Nie dlatego, że technologia nie działa. Dlatego, że firmy automatyzują ZŁAMIAŁ PROCESY.

Polscy przedsiębiorcy z sektora MŚP spędzają 45% swojego czasu na powtarzalnych, manualnych zadaniach. To 18 godzin tygodniowo. 72 godziny miesięcznie. 864 godziny rocznie.

Co by było, gdybyś mógł odzyskać choćby połowę tego czasu?

Problem: Dlaczego większość automatyzacji kończy się fiaskiem

Widziałem to setki razy.

Przedsiębiorca słyszy o "automatyzacji AI" i myśli: "To jest to! Zautomatyzuję wszystko i będę miał więcej czasu!"

Kupuje narzędzie. Zatrudnia agencję. Wydaje 20, 50, 100 tysięcy złotych.

6 miesięcy później? Boty nie działają. Zespół wrócił do Excela. Pieniądze w błoto.

Dlaczego tak się dzieje?

Bo automatyzują procesy, które:

Są już zepsute — automatyzacja złych procesów = szybsze robienie złych rzeczy
Wymagają ludzkiego osądu — AI nie podejmie decyzji za Ciebie
Zdarzają się raz na kwartał — ROI nigdy się nie zwróci

Według Gartnera, 70% inicjatyw automatyzacyjnych w dużych firmach kończy się porażką właśnie z tego powodu.

Rozwiązanie: Framework 80/20 dla automatyzacji

Zasada Pareto mówi: 20% działań generuje 80% rezultatów.

W automatyzacji to oznacza: 20% Twoich procesów pochłania 80% Twojego czasu.

Znajdź te 20%. Zautomatyzuj je. Resztę zostaw.

Brzmi prosto? Jest proste. Ale wymaga systematycznego podejścia. Oto 5-krokowy framework, który stosuję u klientów:

KROK 1: Zrób audyt procesów (30 minut)

Weź kartkę i zapisz WSZYSTKIE powtarzalne czynności, które wykonujesz (lub Twój zespół) w ciągu tygodnia.

Przykłady:

→ Wysyłanie potwierdzeń zamówień
→ Kopiowanie danych z maili do CRM
→ Odpowiadanie na te same pytania klientów
→ Generowanie raportów
→ Przypominanie o płatnościach

Nie oceniaj. Nie filtruj. Po prostu spisz wszystko.

Pro tip: Poproś zespół, żeby przez 3 dni zapisywali każdą czynność, którą robią więcej niż raz. Będziesz zaskoczony.

KROK 2: Oceń każdy proces w 4 wymiarach

Dla każdego procesu z listy odpowiedz na 4 pytania (skala 1-5):

1. Częstotliwość (F - Frequency)

Ile razy w miesiącu to robisz?

1 = raz na kwartał, 5 = codziennie wiele razy

2. Czasochłonność (T - Time)

Ile minut zajmuje jedna iteracja?

1 = 2 minuty, 5 = 30+ minut

3. Przewidywalność (P - Predictability)

Czy proces ma jasne zasady "jeśli X, to Y"?

1 = wymaga intuicji/doświadczenia, 5 = czyste if/then

4. Podatność na błędy (E - Error-prone)

Jak często zdarzają się pomyłki?

1 = nigdy, 5 = ciągle się mylę

AS = (F × 0.3) + (T × 0.25) + (P × 0.25) + (E × 0.2)

KROK 3: Wyciągnij TOP 5 procesów

Posortuj procesy od najwyższego Automation Score.

Górne 20% (zwykle 3-5 procesów) to Twoje "złote nuggetsy" — procesy, które zajmują najwięcej czasu, są powtarzalne i przewidywalne, oraz generują najwięcej błędów.

Przykład z mojej praktyki (firma e-commerce):

1. Odpowiadanie na pytania o status zamówienia (AS: 4.7)
2. Aktualizacja stanów magazynowych w 3 systemach (AS: 4.5)
3. Wysyłanie follow-upów po zakupie (AS: 4.3)
4. Generowanie etykiet kurierskich (AS: 4.1)
5. Raportowanie sprzedaży do księgowości (AS: 3.9)

KROK 4: Zweryfikuj z "Testem Stażysty"

Zanim zautomatyzujesz, zadaj sobie pytanie:

"Czy mógłbym nauczyć inteligentnego stażystę wykonywać ten proces w 15 minut?"

Jeśli TAK ✓

Świetny kandydat do automatyzacji

Jeśli NIE ✗

Zostaw go ludziom (wymaga osądu/kontekstu)

Przykłady procesów, które NIE przeszły testu:

→ Negocjacje z kluczowymi klientami (relacja)
→ Decyzje o zwrotach niestandardowych (osąd)
→ Tworzenie strategii marketingowej (kreatywność)

KROK 5: Zacznij od jednego procesu

To najważniejsza zasada, którą 90% firm ignoruje.

NIE automatyzuj 5 rzeczy na raz.

Wybierz JEDEN proces z najwyższym Automation Score. Zautomatyzuj go. Przetestuj przez 2 tygodnie. Zmierz oszczędności. Dopiero wtedy przejdź do następnego.

Dlaczego?

→ Szybciej zobaczysz ROI (motywacja dla zespołu)
→ Łatwiej wykryjesz problemy
→ Unikniesz "paraliżu automatyzacyjnego"

Co możesz zautomatyzować już dziś?

Na podstawie 50+ wdrożeń, oto procesy z najwyższym ROI w polskich firmach:

Obsługa klienta

✅ Odpowiedzi na FAQ (chatbot AI)
✅ Aktualizacje statusu zamówień
✅ Przypomnienia o porzuconych koszykach

Sprzedaż

✅ Kwalifikacja leadów (scoring AI)
✅ Follow-upy po ofercie
✅ Raportowanie wyników

Finanse

✅ Fakturowanie cykliczne
✅ Przypomnienia o płatnościach
✅ Eksport danych do księgowości

HR

✅ Wstępna selekcja CV
✅ Onboarding (wysyłanie dokumentów)
✅ Przypomnienia o urlopach

Ile możesz zaoszczędzić?

Firmy, które stosują Framework 80/20, oszczędzają średnio:

15-20h

tygodniowo na administracji

40-60%

mniej błędów w danych

3-6 mies.

do zwrotu ROI

Case study: Jeden z moich klientów (sklep e-commerce, 3 osoby w zespole) odzyskał 120 godzin miesięcznie automatyzując tylko 4 procesy:

1. Obsługę standardowych pytań klientów → Chatbot AI (50h/mies.)
2. Aktualizację stanów magazynowych → Integracja Baselinker (30h/mies.)
3. Wysyłkę follow-upów po zakupie → Automatyczny email sequence (25h/mies.)
4. Raportowanie do księgowości → Eksport CSV do systemu (15h/mies.)

Co dalej? Masz 3 opcje:

Zrób to sam

Użyj Framework 80/20 z tego artykułu. Przeprowadź audyt procesów w swoim zespole. Wybierz TOP 5 i zacznij od jednego.

Umów bezpłatną konsultację

30 minut video call. Wspólnie przejdziemy przez Twoje procesy. Pokażę, co zautomatyzować w pierwszej kolejności.

Zostaw jak jest

Dalej tracisz 15+ godzin tygodniowo na manualne zadania. Twoja konkurencja (25% polskich firm już używa AI) jedzie do przodu.

Wybór należy do Ciebie.

→ Umów bezpłatną konsultację

Jak wybrać procesy do automatyzacji? Framework 80/20