Regulamin Świadczenia Usług

LessManual - Bartłomiej Chudzik Wersja: 1.0 | Data wejścia w życie: 30 października 2025

1. Postanowienia Ogólne

1.1 Zakres stosowania

Niniejszy Regulamin określa warunki świadczenia usług automatyzacji procesów biznesowych z wykorzystaniem sztucznej inteligencji (AI) przez Bartłomiej Chudzik, prowadzący działalność gospodarczą pod nazwą LessManual z siedzibą w ul. Długa 33, 05-530 Cendrowice, Polska.

1.2 Definicje

Usługodawca: Bartłomiej Chudzik / LessManual, NIP: 1231589909, adres: ul. Długa 33, 05-530 Cendrowice, Polska
Klient: Przedsiębiorca (B2B) zawierający umowę o świadczenie usług automatyzacji
Usługi: Projektowanie, wdrażanie i utrzymanie systemów automatyzacji (ChatBot, VoiceAgent, Content Automation, Custom Workflows)
Umowa: Umowa o świadczenie usług zawarta na podstawie niniejszego Regulaminu
Projekt: Indywidualnie określony zakres prac wdrożeniowych dla Klienta
Abonament: Miesięczna opłata za utrzymanie, wsparcie techniczne i monitoring wdrożonego systemu

1.3 Charakter usług

Usługodawca świadczy usługi w modelu B2B (business-to-business) wyłącznie dla przedsiębiorców. Regulamin nie ma zastosowania do Konsumentów w rozumieniu art. 22¹ Kodeksu Cywilnego.

2. Rodzaje Usług

2.1 Usługi Wdrożeniowe (Setup)

Usługodawca oferuje projektowanie i wdrażanie systemów automatyzacji biznesowej opartych na sztucznej inteligencji w następujących specjalizacjach:

1. Obsługa Klienta AI (ChatBot + Agent głosowy)

Obsługa zapytań klientów 24/7 (chat, email, telefon, WhatsApp)
Automatyczne odpowiedzi, eskalacja do człowieka, analytics
Czas wdrożenia: 7-14 dni roboczych

2. Tworzenie Treści AI (Blog + Media społecznościowe)

Generowanie i publikacja treści na LinkedIn, Instagram, TikTok, YouTube, Facebook
AI copywriting, grafika, SEO/AEO, harmonogram publikacji
Czas wdrożenia: 7 dni roboczych

3. Automatyzacja Sprzedaży AI (Zimna sprzedaż + Pozyskiwanie klientów)

Zbieranie kontaktów, personalizacja przez AI, sekwencje email/LinkedIn/WhatsApp
Umawianie prezentacji, kwalifikacja leadów
Czas wdrożenia: 7-14 dni roboczych

4. Asystent Wiedzy (RAG - AI dla zespołu)

Prywatny ChatGPT trenowany na dokumentacji, procedurach, FAQ firmy
Wdrażanie pracowników, wsparcie sprzedaży i obsługi klienta
Czas wdrożenia: 7-14 dni roboczych

5. Agent Głosowy Wielozadaniowy (AI który rozmawia)

Recepcja (rezerwacje, przekierowania), zimne połączenia B2B, obsługa klienta
12 języków (polski, angielski, niemiecki + 9 innych)
Czas wdrożenia: 7-14 dni roboczych

6. Rozwiązania AI na Zamówienie

Dedykowane rozwiązania dla złożonych procesów (produkcja, logistyka, finanse, administracja publiczna)
Architektura szyta na miarę, dedykowana infrastruktura
Czas wdrożenia: 14-28 dni roboczych (zależnie od złożoności)

Zasady wyceny usług wdrożeniowych:

Kwota za wdrożenie ustalana jest indywidualnie i zależy od:
- Poziomu skomplikowania projektu (liczba integracji, złożoność logiki biznesowej, wymagania techniczne)
- Wartości dla Klienta (szacowana oszczędność czasu, redukcja kosztów, wzrost przychodów, ROI)
Wycena przedstawiana jest w formie oferty po przeprowadzeniu Discovery Call i Demo Call
Minimalny ROI dla Klienta: 200% w ciągu 12 miesięcy (gwarantujemy zwrot z inwestycji)

2.2 Usługi Abonamentowe (Miesięczne)

Abonament obejmuje:

Monitoring działania systemu 24/7 (uptime 97-99% zależnie od pakietu)
Wsparcie techniczne (email: czas odpowiedzi <24h Standard, <12h Premium)
Aktualizacje zabezpieczeń i optymalizacje wydajności
Raporty z metrykami (miesięczne Standard, tygodniowe Premium)
Bieżące utrzymanie i zarządzanie systemem

Zasady wyceny abonamentu:

Kwota miesięczna ustalana jest indywidualnie i zależy od:
- Użytych narzędzi i technologii (koszty licencji API: OpenAI/Anthropic/ElevenLabs, hosting, bazy danych)
- Poziomu zaangażowania Usługodawcy (liczba godzin wsparcia miesięcznie, zakres monitoringu, częstotliwość raportowania)
- Skali wdrożenia (liczba użytkowników, wolumen przetwarzanych danych, liczba integracji)
Abonament jest opcjonalny - Klient może wybrać model one-time setup bez abonamentu (system przekazany do samodzielnego zarządzania)

Fair Use Policy (Polityka Sprawiedliwego Użytkowania):

Abonament obejmuje "normalne" użytkowanie systemu zgodnie z profilem użytkowania ustalonym podczas wdrożenia. Typowe limity miesięczne:

Zasób	Pakiet Standard	Pakiet Premium
Zapytania do bazy danych	Do 1 mln/mies.	Do 5 mln/mies.
API calls (Claude/Gemini)	Do 100k tokens/mies.	Do 500k tokens/mies.
VoiceAgent minuty	Do 500 min/mies.	Do 2000 min/mies.
Wolumen danych	Do 10 GB/mies.	Do 50 GB/mies.

W przypadku przekroczenia limitów o >50% przez 2 kolejne miesiące, Usługodawca poinformuje Klienta i zaproponuje:

Upgrade do wyższego pakietu (większe limity), LUB
Dopłatę za dodatkowe zużycie (wg kosztorysów dostawców + 20% marża administracyjna)

Klient ma 14 dni na akceptację lub rezygnację bez kar (wypowiedzenie abonamentu bez okresu wypowiedzenia).

Przykład: Klient w pakiecie Standard (800 PLN/mies.) zużywa 2 mln zapytań DB przez 2 miesiące (200% limitu). Usługodawca proponuje: (A) Upgrade do Premium (1200 PLN/mies.) od kolejnego miesiąca, LUB (B) Dopłata 300 PLN za nadwyżkę (koszt Supabase 250 PLN + 20% marża). Klient decyduje.

2.3 Usługi Dodatkowe

Usługodawca oferuje również usługi dodatkowe, wyceniane indywidualnie:

Szkolenie zespołu Klienta (sesje onboardingowe, warsztaty)
Konsultacje strategiczne (analiza procesów, identyfikacja możliwości automatyzacji)
Rozbudowa systemu (nowe funkcjonalności, dodatkowe integracje)
Migracja danych (import danych historycznych, synchronizacja z legacy systems)

3. Zawarcie Umowy

3.1 Proces zamówienia

Discovery Call (15 min): Kwalifikacja potrzeb, ocena dopasowania (BANT+)
Demo Call (30 min): Prezentacja rozwiązania, kalkulacja ROI, omówienie zakresu projektu
Oferta: Wysłanie indywidualnej oferty z zakresem prac, wyceną i harmonogramem (do 2h po demo)
Akceptacja: Klient akceptuje ofertę i podpisuje umowę elektronicznie
Kickoff: Rozpoczęcie projektu po wpłynięciu zaliczki 50%

3.2 Warunki zawarcia umowy

Umowa zostaje zawarta z chwilą:

Podpisania przez Klienta oferty/umowy elektronicznie LUB
Potwierdzenia zamówienia na piśmie (email) i wpłaty zaliczki 50%

3.3 Wymogi techniczne

Klient zobowiązany jest dostarczyć:

Dane dostępowe do systemów wymagających integracji (API, CRM, bazy danych)
Materiały merytoryczne (FAQ, dokumenty, baza wiedzy dla chatbota)
Wytyczne brandingowe (logo, kolory, ton komunikacji)
Decyzje biznesowe w ciągu 48h od zapytania Usługodawcy

Brak współpracy Klienta w zakresie dostarczenia powyższych może wydłużyć termin wdrożenia bez możliwości dochodzenia roszczeń przez Klienta.

4. Płatności

4.1 Harmonogram płatności (Projekt Wdrożeniowy)

Standard (projekty do 15 000 PLN):

50% zaliczka - przed rozpoczęciem prac
50% finalna - przed uruchomieniem systemu produkcyjnego (Go-Live)

Projekty >15 000 PLN (opcjonalnie):

50% zaliczka
30% po Milestone 1 (architektura zatwierdzona, Day 2)
20% finalna (przed Go-Live, Day 7)

WAŻNE: Usługodawca NIE ROZPOCZYNA PRAC bez wpływu zaliczki 50%. System produkcyjny NIE ZOSTANIE URUCHOMIONY bez wpływu płatności finalnej.

4.2 Termin płatności

Zaliczka: 3 dni robocze od daty wystawienia faktury
Płatności milestones/finalne: 7 dni roboczych od daty wystawienia faktury
Abonament: 7 dni od daty wystawienia faktury miesięcznej (wystawiana 1. dnia miesiąca)

4.3 Opóźnienia w płatnościach

W przypadku opóźnienia w płatności:

0-7 dni: Przypomnienie email
8-14 dni: Wstrzymanie prac/wsparcia + odsetki ustawowe
15+ dni: Rozwiązanie umowy + windykacja należności + odsetki maksymalne

Usługodawca zastrzega prawo do wyłączenia systemu w przypadku braku płatności abonamentu przez >30 dni.

4.4 Zwroty

Usługi wdrożeniowe: Brak zwrotów po rozpoczęciu prac (dostarczenie architektury Day 2). Klient może rozwiązać umowę z zachowaniem poniższych zasad:

Przed Day 3: Zwrot 70% zaliczki (30% koszty operacyjne)
Po Day 3: Brak zwrotu (prace wykonane)

Abonament: Wypowiedzenie z 30-dniowym okresem wypowiedzenia (brak zwrotu za bieżący miesiąc).

5. Okres Wdrożenia i Harmonogram

5.1 Standardowy harmonogram (7-14 dni)

Day 1-2: Discovery & Architecture

Wywiad z Klientem, mapowanie procesów
Projekt architektury technicznej
Dokumentacja (dostarczenie Klientowi do akceptacji)

Day 3-5: Development

Budowa systemu, integracje API
Testy jednostkowe i integracyjne

Day 6: Testing & UAT

Testy akceptacyjne z Klientem (User Acceptance Testing)
Poprawki i optymalizacje

Day 7: Go-Live

Wdrożenie produkcyjne (po wpłynięciu płatności finalnej)
Szkolenie zespołu Klienta (2h live session + dokumentacja)
Przekazanie dostępów i dokumentacji

5.2 Opóźnienia

Z winy Usługodawcy: Klient otrzymuje zniżkę 10% na abonament w pierwszym miesiącu za każdy pełny tydzień opóźnienia (max 30% zniżki).

Z winy Klienta (brak dostępów, decyzji, materiałów): Opóźnienie nie uprawnia do roszczeń Klienta. Usługodawca może rozwiązać umowę z zachowaniem 100% zaliczki po 14 dniach braku współpracy.

Siła wyższa (awarie zewnętrznych API, ataki DDoS, zmiany regulacyjne): Harmonogram wydłuża się o czas trwania przeszkody bez możliwości roszczeń Klienta.

6. Odpowiedzialność i Gwarancje

6.1 Gwarancja techniczna (30 dni)

Usługodawca gwarantuje:

Uptime 99,9% w skali miesiąca (wyłączając planowane konserwacje)
Czas reakcji na błędy krytyczne (system nie działa): <4h
Czas reakcji na błędy średnie (funkcja nie działa): <24h
Czas reakcji na błędy niskie (niewygoda): <72h

Gwarancja obejmuje naprawę błędów powstałych w wyniku wad wdrożenia przez Usługodawcę.

Gwarancja NIE obejmuje:

Błędów powstałych w wyniku zmian wprowadzonych przez Klienta lub osoby trzecie
Awarii systemów zewnętrznych (API dostawców, infrastruktura Klienta)
Błędów wynikających z nieprawidłowego użytkowania systemu przez Klienta

6.2 Odpowiedzialność odszkodowawcza

Odpowiedzialność Usługodawcy za szkody wyrządzone Klientowi jest ograniczona do wysokości wynagrodzenia za projekt (setup + 3 miesiące abonamentu).

Wyłączenia odpowiedzialności:

Utrata zysków (lucrum cessans)
Szkody pośrednie
Awarie spowodowane działaniem osób trzecich (ataki hakerskie, DDoS)
Siła wyższa (kataklizmy, działania władzy, pandemie)
Zmiany w zewnętrznych API/systemach poza kontrolą Usługodawcy

6.3 SLA (Service Level Agreement) dla Abonamentu

UWAGA: Gwarancje uptime dotyczą wyłącznie infrastruktury zarządzanej przez Usługodawcę (serwer n8n workflows, baza danych Supabase, hosting Vercel). Przestoje spowodowane awariami zewnętrznych dostawców API (Anthropic Claude, Google Gemini, ElevenLabs, inne usługi trzecie) NIE są wliczane do obliczenia uptime i nie podlegają rekompensatom SLA. W przypadku awarii dostawcy zewnętrznego, Usługodawca podejmie działania naprawcze (fallback, alternatywne API), ale nie ponosi odpowiedzialności za czas przestoju spowodowany przez dostawcę.

Parametr	Standard	Premium
Dostępność systemu (uptime)	97% (do 21,6h przestoju/mies.)	99% (do 7,2h przestoju/mies.)
Czas reakcji - email	<24h (dni robocze 9-18)	<12h (dni robocze 9-18)
Czas reakcji - telefon	-	<2h (linia awaryjna)
Czas naprawy - błędy krytyczne	<72h (3 dni robocze)	<24h (1 dzień roboczy)
Czas naprawy - błędy niekrytyczne	<5 dni roboczych	<48h (2 dni robocze)
Monitoring	Comiesięczny	Cotygodniowy proaktywny
Raporty	Miesięczne	Tygodniowe + miesięczne
Wsparcie awaryjne (weekendy/noce)	Nie (300 PLN/zdarzenie)	Tak (wliczone)
Konsultacje strategiczne	-	Comiesięczne

Rekompensaty za naruszenie SLA:

Pakiet Standard: Brak kar finansowych (obsługa w trybie "best effort")
Pakiet Premium:
- Dostępność <99%: 10% kredytu za każde 0,5% poniżej celu (max 50%)
- Czas reakcji >12h: 5% kredytu za każde 12h opóźnienia (max 25%)
- Czas naprawy >24h (krytyczne): 10% kredytu za każdy dzień opóźnienia (max 50%)
- Maksymalna rekompensata: 50% wartości miesięcznego abonamentu

7. Własność Intelektualna

7.1 Prawa autorskie - kod custom

Kod napisany dedykowanie dla Klienta (custom workflows, integracje, UI/UX) przechodzi na własność Klienta po pełnej zapłacie za projekt.

7.2 Prawa autorskie - moduły standardowe

Moduły standardowe używane w projekcie (biblioteki, szablony n8n, komponenty reusable) pozostają własnością Usługodawcy. Klient otrzymuje wieczystą, niewyłączną licencję na ich używanie w ramach wdrożonego systemu.

7.3 Dane Klienta

Wszystkie dane Klienta (baza wiedzy, dane klientów Klienta, treści, integracje) pozostają wyłączną własnością Klienta. Usługodawca przetwarza je wyłącznie w zakresie niezbędnym do świadczenia usług (zgodnie z Polityką Prywatności i RODO).

7.4 Portfolio i referencje

Usługodawca ma prawo do:

Umieszczenia logo Klienta w portfolio (chyba że Klient zgłosi sprzeciw na piśmie)
Publikacji case study (z zachowaniem poufności danych wrażliwych, po akceptacji Klienta)
Używania projektu jako referencji w rozmowach handlowych (anonimowo bez zgody, z nazwą po zgodzie)

8. Poufność

8.1 Zobowiązanie Usługodawcy

Usługodawca zobowiązuje się do zachowania w tajemnicy wszelkich informacji otrzymanych od Klienta w związku z realizacją umowy, w tym:

Dane techniczne, biznesowe, strategiczne
Dane klientów Klienta
Hasła, klucze API, tokeny dostępowe

Wyjątki: Obowiązki prawne (np. nakaz sądu), zgoda Klienta na piśmie.

8.2 Okres obowiązywania

Zobowiązanie do zachowania poufności obowiązuje przez czas trwania umowy + 3 lata po jej zakończeniu.

9. Rozwiązanie Umowy

9.1 Wypowiedzenie przez Klienta

Klient może wypowiedzieć umowę:

Projekt wdrożeniowy: W dowolnym momencie przed Day 7 (zasady zwrotu: §4.4)
Abonament: Z 30-dniowym okresem wypowiedzenia (wypowiedzenie do końca miesiąca na piśmie)

9.2 Wypowiedzenie przez Usługodawcę

Usługodawca może wypowiedzieć umowę:

Natychmiast w przypadku braku płatności >14 dni (bez zwrotu zaliczki)
Natychmiast w przypadku rażącego naruszenia Regulaminu przez Klienta (np. nieautoryzowane udostępnienie systemu osobom trzecim)
Z 30-dniowym wypowiedzeniem (abonament) z dowolnej przyczyny

9.3 Skutki rozwiązania umowy

Projekt wdrożeniowy (przed Go-Live):

Usługodawca dostarcza dokumentację prac wykonanych do dnia rozwiązania
Klient zachowuje prawo do kodu custom wykonanego do dnia rozwiązania (proporcjonalnie do zapłaty)

Abonament:

System działa do końca opłaconego okresu
Po zakończeniu: Usługodawca wyłącza system i usuwa dane Klienta z serwerów (zgodnie z RODO)
Klient otrzymuje backup danych (format JSON/CSV) oraz instrukcję self-hosting (opcjonalnie za opłatą 1 500 PLN)

10. Reklamacje

10.1 Zgłaszanie reklamacji

Klient może zgłosić reklamację:

Email: kontakt@LessManual
Termin zgłoszenia: 14 dni od zauważenia wady

10.2 Forma reklamacji

Reklamacja powinna zawierać:

Opis problemu (co nie działa, komunikat błędu, screenshoty)
Data i okoliczności wystąpienia problemu
Oczekiwany sposób rozwiązania

10.3 Rozpatrzenie reklamacji

Termin odpowiedzi: 7 dni roboczych
Termin rozwiązania: 30 dni roboczych od uznania reklamacji

10.4 Odrzucenie reklamacji

Reklamacja może zostać odrzucona jeśli:

Zgłoszono po terminie (>14 dni)
Problem wynika z działania Klienta lub osób trzecich
Problem wynika z awarii systemów zewnętrznych (poza kontrolą Usługodawcy)

Klient ma prawo odwołania się do sądu powszechnego.

11. Ochrona Danych Osobowych (RODO)

11.1 Role RODO

Usługodawca = Administrator Danych (dla danych kontaktowych Klienta)
Usługodawca = Procesor Danych (dla danych klientów Klienta przetwarzanych przez system)

11.2 Podstawy prawne

Przetwarzanie danych odbywa się na podstawie:

Art. 6 ust. 1 lit. b RODO: Wykonanie umowy
Art. 6 ust. 1 lit. f RODO: Prawnie uzasadniony interes (marketing, portfolio)

11.3 Szczegóły

Pełne informacje o przetwarzaniu danych znajdują się w Polityce Prywatności: [link do polityki]

11.4 DPA (Data Processing Agreement)

Dla Klientów przetwarzających dane osobowe przez system (np. ChatBot z danymi klientów), Usługodawca podpisze Umowę Powierzenia Przetwarzania Danych zgodnie z Art. 28 RODO.

12. Postanowienia Końcowe

12.1 Prawo właściwe

Do umowy stosuje się prawo polskie.

12.2 Rozstrzyganie sporów

Strony będą dążyć do polubownego rozwiązania sporów. W przypadku braku porozumienia, spory rozstrzyga sąd właściwy dla siedziby Usługodawcy.

12.3 Zmiany Regulaminu

Usługodawca zastrzega sobie prawo do zmiany Regulaminu z 30-dniowym wyprzedzeniem. Klient zostanie poinformowany o zmianach emailem. Brak sprzeciwu w ciągu 14 dni = akceptacja zmian. W przypadku sprzeciwu Klient może wypowiedzieć umowę bez okresu wypowiedzenia.

12.4 Klauzula salwatoryjna

W przypadku uznania któregokolwiek postanowienia Regulaminu za nieważne lub nieskuteczne, pozostałe postanowienia pozostają w mocy.

12.5 Kontakt

Bartłomiej Chudzik / LessManual

Email: kontakt@LessManual
Adres: ul. Długa 33, 05-530 Cendrowice, Polska
NIP: 1231589909

Data wejścia w życie: 30 października 2025 Wersja: 1.0